Ochrana osobních údajů

Zdravotní údaje patří mezi zvláštní kategorii osobních údajů podle čl. 9 nařízení (EU) 2016/679 (GDPR) a věnujeme jim odpovídající ochranu. Zpracování se řídí GDPR a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

1. Kdo údaje zpracovává

Správcem vašich osobních údajů a provozovatelem služby je IP Beauty, s.r.o., se sídlem Vítězná 462, Rozdělov, 272 04 Kladno, IČ 24157406, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod spisovou značkou C 183932, e-mail ipbeauty@ipbeauty.cz, telefon +420 773 131 292 (telefon ordinace; záležitosti služby vyřizujeme e-mailem). Zdravotní služby poskytuje IP Beauty, s.r.o. jako poskytovatel zdravotních služeb prostřednictvím svého lékaře MUDr. Radka Poláčka, lékaře se způsobilostí v oboru gynekologie a porodnictví.

Správcem osobních údajů obsažených ve zdravotnické dokumentaci je rovněž IP Beauty, s.r.o., která ji jako poskytovatel zdravotních služeb vede na základě zákona č. 372/2011 Sb. Zpracování provádíme vlastními prostředky; komu údaje v nezbytném rozsahu předáváme, uvádíme v části 4.

2. Právní základ a účel zpracování

Vaše údaje zpracováváme za účelem poskytování distanční gynekologické preskripce v rozsahu čtyř služeb: hormonální antikoncepce, oddálení menstruace, hormonální substituční léčba a vaginální estrogeny. Rozsah zpracovávaných údajů je u všech služeb obdobný; liší se pouze obsah otázek v dotazníku.

Zdravotní údaje patří do zvláštní kategorie podle čl. 9 GDPR. Jejich zpracování se proto opírá vždy o kombinaci právního základu podle čl. 6 GDPR a výjimky ze zákazu zpracování podle čl. 9 GDPR:

• Posouzení žádosti a vystavení receptu (poskytování zdravotní péče) — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (plnění smlouvy o zákaznickém servisu) ve spojení s výjimkou podle čl. 9 odst. 2 písm. h) GDPR (poskytování zdravotní péče) a se zákonem č. 372/2011 Sb.
• Vedení zdravotnické dokumentace jako zákonná povinnost — čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR ve spojení s výjimkou podle čl. 9 odst. 2 písm. h) GDPR, se zákonem č. 372/2011 Sb. a vyhláškou Ministerstva zdravotnictví o zdravotnické dokumentaci, č. 444/2024 Sb.
• Zákaznický servis, platba a účetnictví — u údajů, které nejsou zvláštní kategorií (identifikační, kontaktní a provozní údaje), stačí základ podle čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) GDPR; výjimka podle čl. 9 se na ně neuplatní.
• Vedení uživatelského účtu (dobrovolná registrace) — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR: smlouva o vedení účtu, kterou uzavíráte registrací. V účtu uchováváme vaše identifikační a kontaktní údaje, abychom je předvyplnili do příštích žádostí, a zobrazujeme v něm výsledek posouzení včetně případného důvodu a doporučení lékaře — v zabezpečeném prostředí po přihlášení; e-mailem zdravotní údaje nezasíláme. Bez účtu tyto údaje po vyřízení žádosti neuchováváme déle, než ukládá zákon. Účet můžete kdykoli zrušit (viz body 5 a 6) — neaktivní zaniká sám po 12 měsících.

U každého zpracování zdravotních údajů (zvláštní kategorie) tedy platí základ z čl. 6 i výjimka z čl. 9 zároveň — samotný čl. 6 by nestačil.

Zpracování na těchto základech není založeno na souhlasu; dokumentaci jsme povinni vést ze zákona a nelze ji na přání odvolat. Souhlas žádáme pouze tam, kde je skutečně dobrovolný (například zasílání připomínky, že se blíží čas na další žádost).

Automatizované zpracování a rozhodování

Vaši žádost nejprve předběžně automaticky roztřídí systém podle pravidel potvrzených odborným garantem. Toto třídění je pouze přípravným krokem — konečné rozhodnutí o každé žádosti vždy činí lékař; žádná žádost není schválena ani odmítnuta výhradně automatizovaně. Nejde proto o automatizované individuální rozhodování ve smyslu čl. 22 GDPR a toto ustanovení se neuplatní.

3. Jaké údaje zpracováváme

• identifikační: jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo nebo číslo pojištěnce a kód pojišťovny, druh a číslo dokladu totožnosti, adresa
• kontaktní: e-mail, telefon
• zdravotní: odpovědi z dotazníku příslušné služby (antikoncepce, oddálení menstruace, hormonální substituční léčba, vaginální estrogeny), údaje o užívaném přípravku, vámi uvedená data poslední preventivní prohlídky a případně mamografie (jde o vaše vlastní sdělení, výsledky vyšetření nezpracováváme), závěr lékaře a případný důvod, proč žádosti nebylo vyhověno
• čestná prohlášení: zejména prohlášení o ztrátě či nevyzvednutí receptu a prohlášení o datu osobní kontroly; ukládáme je v zašifrované podobě jako součást zdravotnické dokumentace
• provozní: údaje o platbě, čas a stav žádosti, identifikátor eReceptu, přehled odeslaných e-mailů (odesílané zprávy neobsahují žádný klinický obsah — jen informaci, že je žádost vyřízena; jejich evidence slouží k doložení, co a kdy bylo odesláno)

Klinické a citlivé údaje ukládáme v zašifrované podobě; přístup k nim je omezený a zaznamenávaný a elektronický zápis nelze dodatečně upravovat.

Zdravotnická dokumentace se vede v listinné podobě v kartotéce poskytovatele. Elektronický záznam je jen pracovní kopií: po vytištění, založení do kartotéky a ochranné lhůtě 7 dnů se klinický obsah (odpovědi z dotazníku, text zápisu, důvod rozhodnutí, text čestného prohlášení) ze serveru nenávratně maže — na serveru zůstává pouze provozní evidence bez klinického obsahu (kdo, kdy, která služba, výsledek, šifrovaný identifikátor receptu, odkaz na list kartotéky).

4. Komu údaje předáváme

Pouze v nezbytném rozsahu:

• Státní ústav pro kontrolu léčiv — vystavení a evidence elektronického receptu (zákon č. 378/2007 Sb., zákon č. 325/2021 Sb.). Systému eRecept se navíc dotazujeme na stav výdeje vašeho posledního receptu (tj. zda byl lék v lékárně vyzvednut). K tomuto dotazu dochází ve dvou situacích: (1) běží-li mezi žádostmi čekací lhůta — ověřujeme, zda a kdy byl předchozí recept vydán, protože lhůta se počítá od skutečného výdeje; a (2) ohlásíte-li ztrátu nebo nevyzvednutí receptu a žádáte o nové vystavení — ověřujeme, že lék opravdu nebyl vyzvednut. Právním základem dotazu je poskytování zdravotní péče a vedení dokumentace (čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) ve spojení s čl. 9 odst. 2 písm. h) GDPR); slouží vaší bezpečnosti a předchází nadužívání léku
• poskytovatel technického provozu a úložiště (v EU)
• poštovní server pro odesílání e-mailů (zprávy bez klinického obsahu); SMS s identifikátorem receptu vám zasílá přímo SÚKL, nikoli my
• platební brána — Comgate a.s., Gočárova třída 1754/48b, Pražské Předměstí, 500 02 Hradec Králové, IČ 27924505; zpracovává pouze údaje nutné k provedení platby (jméno, e-mail, částku a údaje o platební transakci), žádné zdravotní údaje

Veškeré zpracování probíhá v rámci EU/EHP. Pokud by některý zpracovatel zpracovával údaje mimo EU/EHP, zajistíme pro takový přenos záruky podle kapitoly V GDPR.

5. Jak dlouho údaje uchováváme

Listinnou zdravotnickou dokumentaci uchovává poskytovatel v kartotéce po dobu stanovenou vyhláškou Ministerstva zdravotnictví o zdravotnické dokumentaci, č. 444/2024 Sb. Pro gynekologickou péči činí tato doba 5 let po posledním poskytnutí zdravotních služeb (§ 13 a příloha č. 3 vyhlášky); lhůta počíná běžet 1. ledna následujícího kalendářního roku. Před uplynutím této doby nesmí být dokumentace zničena. To platí pro všechny čtyři služby stejně — dokumentací je i záznam o žádosti, které nebylo vyhověno, včetně vašich odpovědí a čestných prohlášení.

Na serveru klinický obsah tak dlouho neleží: maže se řízeně po založení papíru do kartotéky a 7denní ochranné lhůtě (viz bod 3). Déle na serveru zůstává jen provozní evidence bez klinického obsahu.

Provozní údaje nutné k plnění smlouvy a k účetním a daňovým povinnostem uchováváme po dobu stanovenou příslušnými předpisy. Údaje, které nepodléhají zákonné době uchování, odstraníme, jakmile pomine účel jejich zpracování.

Neaktivní účet zaniká sám: pokud se ke svému účtu 12 měsíců nepřihlásíte ani nepodáte žádost, účet a osobní údaje v něm automaticky odstraníme (zásada minimalizace údajů). Upozorníme vás předem e-mailem — 30 a 7 dnů před zrušením; k zachování účtu stačí se přihlásit.

6. Vaše práva

V souladu s čl. 15 až 21 GDPR máte právo na:

• přístup ke svým údajům (čl. 15)
• opravu nepřesných údajů (čl. 16)
• výmaz („právo být zapomenut", čl. 17) — v mezích uvedených níže
• omezení zpracování (čl. 18) a přenositelnost (čl. 20)
• vznesení námitky (čl. 21)
• u údajů zpracovávaných na základě souhlasu jej kdykoli odvolat

Právo na výmaz a jeho meze

Na svou žádost odstraníme vaše osobní údaje, které již nepotřebujeme — zejména uživatelský účet, přihlašovací údaje a údaje zpracovávané na základě souhlasu.

Podle čl. 17 odst. 3 písm. b) a c) GDPR se však právo na výmaz neuplatní na údaje, které jsme povinni uchovávat ze zákona — zejména na listinnou zdravotnickou dokumentaci v kartotéce poskytovatele, kterou musíme vést po dobu podle vyhlášky Ministerstva zdravotnictví o zdravotnické dokumentaci, č. 444/2024 Sb. (viz bod 5), na provozní evidenci nezbytnou pro bezpečnost preskripce (čekací lhůty, roční strop čestných prohlášení) a na údaje nezbytné pro splnění právních povinností či pro určení a obhajobu právních nároků (čl. 17 odst. 3 písm. e). Tuto část tedy vymazat nelze; po uplynutí zákonné doby ji zlikvidujeme sami.

7. Jak práva uplatnit a kam se obrátit

Žádost uplatníte na ipbeauty@ipbeauty.cz. Kontaktní místo je společné pro oba subjekty; vaši žádost bez zbytečného odkladu předáme tomu z nich, který je pro dané zpracování odpovědný. Uživatelský účet a s ním spojené osobní údaje můžete odstranit také přímo ve svém účtu. Do e-mailu prosím nepište údaje o svém zdravotním stavu. Máte rovněž právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz).